Pada tanggal 6 Juni 2009, bertempat di KBRI Roma, telah diselenggarakan musyawarah pembentukan Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri (KPPSLN) yang dihadiri oleh para staf KBRI Roma, masyarakat dan mahasiswa yang tinggal di Roma dan sekitarnya. Musyawarah secara mufakat telah memilih 5 (lima) nama sebagai berikut untuk duduk dalam KPPSLN:
1. Marwan Lubis, Ketua merangkap Anggota
2. Putra Dewana Yahya, Anggota
3. Putu Mahardika, Anggota
4. Erizal Sodikin, Anggota
5. Mistin, Anggota
Musyawarah juga secara sepakat memilih Tatang Sutarman dan Daniel Wehantouw sebagai petugas keamanan pelaksanaan Pemilu.
Pembentukan KPPSLN tersebut dilaksanakan berdasarkan Peraturan KPU No. 11 Tahun 2008. KPPSLN yang dibentuk akan bertugas menyelenggarakan Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden yang akan diselenggarakan di TPS KBRI Roma pada tanggal 8 Juli 2009.
Menurut Pasal 5 Peraturan KPU No. 8 Tahun 2008, tugas, wewenang dan kewajiban KPPSLN adalah sebagai berikut:
1. Mengumumkan daftar pemilih tetap di TPSLN (Tempat Pemungutan Suara Luar Negeri).
2. Menyerahkan daftar pemilih tetap kepada saksi peserta Pemilu yang hadir dan Pengawas Pemilu Luar Negeri;
3. Melaksanakan pemungutan dan penghitungan suara di TPSLN;
4. Mengumumkan hasil penghitungan suara di TPSLN;
5. Menindaklanjuti dengan segera temuan dan laporan yang disampaikan oleh saksi, Pengawas Pemilu Luar Negeri, peserta Pemilu dan masyarakat pada hari pemungutan suara;
6. Mengamankan kotak suara setelah penghitungan suara;
7. Membuat berita acara pemungutan dan penghitungan suara, serta membuat sertifikat penghitungan suara dan wajib menyerahkannya kepada saksi, peserta Pemilu yang hadir dan Pengawas Pemilu Luar Negeri;
8. Menyerahkan hasil penghitungan suara dan sertifikat hasil penghitungan suara kepada PPLN;
9. Melaksanakan tugas, wewenang dan kewajiban lain yang diberikan oleh KPU sesuai dengan peraturan perundangundangan; dan
10. Melaksanakan tugas, wewenang dan kewajiban lain yang diberikan oleh undang-undang.
Menurut pasal 10 Peraturan KPU No. 08 Tahun 2008, syarat-syarat untuk menjadi anggota KPPSLN adalah sebagai berikut:
1. Warga negara Indonesia;
2. Berusia paling rendah 25 (duapuluh lima) tahun;
3. Setia kepada Pancasila sebagai dasar negara, Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, dan cita-cita Proklamasi 17 Agustus 1945;
4. Mempunyai integritas, pribadi yang kuat, jujur, dan adil;
5. Tidak menjadi anggota partai politik yang dinyatakan dengan surat pernyataan yang sah atau sekurang-kurangnya dalam jangka waktu 5 (lima) tahun tidak lagi menjadi anggota partai politik yang dibuktikan dengan surat keterangan dari pengurus partai politik yang bersangkutan;
6. Berdomisili dalam wilayah kerja PPLN dan KPPSLN;
7. Sehat jasmani dan rohani;
8. Dapat membaca dan menulis dalam bahasa Indonesia; dan
9. Tidak pernah dipidana penjara berdasarkan keputusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap karena melakukan tindakan pidana yang diancam dengan pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih.
